Игра на выезде: как правильно провести
стратегическую сессию

Давайте посмотрим правде в глаза. Выездные встречи, на которых мы пытаемся наладить командную работу, — дорогое и отнимающее много времени предприятие. Обстановка для тимбилдинга и выстраивания связей вполне подходящая, но полезный эффект может оказаться недолговечным и сойдет на нет, как только члены команды вернутся к своей каждодневной работе. В последние 20 лет я и моя команда в тесном сотрудничестве с руководителями компаний занимались подготовкой и проведением ежегодных выездных встреч по стратегическому планированию для разных коллективов. При организации подобных встреч важно добиться устойчивых результатов. Мы выяснили, что требуется для закрепления долгосрочного эффекта выездных сессий и в последующей работе всех участников мероприятия. Будь то встреча небольшой команды руководителей или более широкого состава сотрудников, будет полезно учитывать шесть советов, которые помогут вам провести ее так, чтобы она оказала действительно существенное влияние на дальнейший рабочий процесс. 1) Обозначьте цели предельно ясно. Перед мероприятием обязательно четко проясните для себя и для всей команды задачи, которые предполагается решить. Например:

• совместная разработка точных стратегических приоритетов и измеримых ожидаемых результатов, которые команда обязуется соблюдать и достигать;
  
• разработка плана дальнейших действий и отчетности в достижении целей после мероприятия;
  
• упорядоченное и осмысленное обсуждение на тему повышения эффективности работы.
  

Планируя задачи, всегда учитывайте, что участники должны уяснить для себя, согласовать, поддержать и в конечном итоге принять к исполнению. Подумайте, что они должны вынести по итогам встречи и как вы можете этого добиться. Совет для закрепления: закончите фразу: «Я был бы очень рад, если бы к концу этой выездной встречи мы [укажите цель]». Четкое понимание целей еще до проведения встречи поможет настроить команду на определенный лад. У участников будет время подготовиться к обсуждению, многим это придаст уверенность и  повысит общую вовлеченность. 2) Продумайте состав участников. Как показывает наш опыт, руководители часто совершают ошибку, организуя выездные встречи слишком большим составом. При планировании списка приглашенных руководствуйтесь поставленными задачами и не забывайте задавать себе вопрос: «Действительно ли мне лучше будет работать с большой группой или лучше ограничиться небольшим числом ключевых сотрудников, с кем я могу тесно взаимодействовать в разработке стратегии?» Широкий состав отвечает принципам инклюзивности, но продуктивность вашего мероприятия может снизиться. Вам придется вовлекать в обсуждение большее количество участников, такой разговор может получиться поверхностным. Широкое представительство сотрудников с разными компетенциями и разным уровнем полномочий иногда означает, что политика, страхи, индивидуальные планы и тому подобные вещи будут сбивать вас с курса. Вы станете отвлекаться от действительно важных тем, которые необходимо обсудить для выполнения целей мероприятия. Пригласив небольшое количество ключевых сотрудников, вы сумеете провести важные разговоры  с меньшими затруднениями. Совет для закрепления: сопоставьте список приглашенных с обозначенными целями и при необходимости примите трудное решение по итоговому составу. Обычно лучше всего сначала пригласить членов руководящего звена. Настройте их на одну волну. Затем, когда ядро команды придет к единому пониманию, запланируйте время на выездном мероприятии для выработки наилучшего подхода к вовлечению следующего звена сотрудников по возвращении в офис. 3) Подробно проработайте повестку. Когда цели и состав участников определены, самое время разработать повестку. Отведите на обсуждение каждой темы от 45 минут до 2 часов максимум. Так вы не рискуете скомкать обсуждение и, с другой стороны, не будете слишком долго вдаваться в несущественные детали. Следуя этим рекомендациям, вы сумеете охватить от четырех до шести вопросов за один день. Планирование повестки должно включать в себя:

• темы дискуссий (например, презентация концепции руководителя, SWOT-анализ, расстановка приоритетов, обсуждение показателей коллектива);
  
• конкретные цели для каждой темы (например, прояснить планируемое руководителем направление развития, согласовать выводы SWOT-анализа, принять обязательства по трем стратегическим задачам, сформулировать три основных направления улучшений);
  
• форматы участия или способы подачи информации, которые вы хотели бы использовать (например, рабочие сессии для небольших групп, обсуждения в расширенном составе, мозговые штурмы, информационные сообщения, панельные дискуссии, вопросно-ответные сессии, игры);
  
• время, которое вы готовы уделить каждой из тем;
  
• план приготовлений — с вашей стороны, со стороны организатора или команды.